Krótka odpowiedź
Workflow to mapa pracy od punktu startowego do wyniku. Może być ręczny, częściowo automatyczny albo w pełni zautomatyzowany. Najważniejsze jest to, żeby miał jasne wejście, reguły, właściciela, obsługę wyjątków i mierzalny efekt.
Z czego składa się workflow?
W praktyce workflow opisuje nie tylko kroki, ale też odpowiedzialność, dane, decyzje i wyjątki. Bez tego automatyzacja może działać technicznie, ale nie rozwiązywać realnego problemu operacyjnego.
- wejście: formularz, mail, plik, webhook lub wpis w systemie
- reguły: warunki, walidacja, akceptacje
- wyjątki: braki danych, błędy, eskalacje
- wynik: status, dokument, powiadomienie lub wpis w bazie
Dlaczego workflow jest ważny przed automatyzacją?
Automatyzacja bez mapy workflow często przenosi bałagan do narzędzia. Dobra mapa pokazuje, które kroki można wykonać automatycznie, gdzie potrzebna jest decyzja człowieka i które dane są wrażliwe.
Przykład prostego workflow
Klient wysyła formularz. System sprawdza kompletność danych, zapisuje zgłoszenie, wysyła potwierdzenie, informuje zespół w Teams i oznacza sprawę do ręcznej decyzji tylko wtedy, gdy brakuje informacji.